Winkel verbouwen zonder dicht te gaan: planning in 6 stappen

U verbouwt een winkel zonder dicht te gaan door per zone te werken of de montage buiten openingstijden te plannen. Voorwaarde is dat alles vooraf klaarstaat: een technisch uitgewerkt ontwerp, geproduceerde onderdelen en een planning per zone. Op locatie wordt dan alleen nog gemonteerd, in korte en vooraf afgesproken tijdvensters.

Waarom die moeite? Omdat gemiste omzet vaak de grootste kostenpost van een verbouwing is, en die staat in geen enkele offerte. Wie een winkel weken sluit, betaalt daar de rekening voor. In ons artikel over wat een winkelinrichting kost leest u hoe die post zich verhoudt tot de rest van het budget.

Welke aanpak past bij uw winkel?

Er zijn drie manieren om de sluiting te beperken of te voorkomen. Vaak is het een combinatie.

Welke aanpak het beste werkt, hangt af van uw vloeroppervlak, uw drukste dagen en de omvang van de ingreep. Een nieuwe kassazone vraagt iets anders dan een complete nieuwe indeling.

Stap 1: wat verandert er en wat blijft staan?

Begin met een eerlijke opname. Welke delen van de huidige inrichting kunnen blijven, welke kunnen worden aangevuld of opnieuw gecoat, en wat moet echt weg? Hoe meer er blijft staan, hoe kleiner de ingreep op de winkelvloer.

Bij een opname kijken wij ook naar routing en presentatie. Een verbouwing is hét moment om looproutes, zichtlijnen en de plek van productgroepen te verbeteren. Wie alleen meubels vervangt, laat die kans liggen.

Stap 2: in welke volgorde verbouwt u de zones?

Deel de winkel op in zones en bepaal de volgorde. Een paar vuistregels:

• Plan zones met de meeste omzet niet in uw drukste weken.
• Houd de entree en de kassa zo lang mogelijk bruikbaar. Moeten ze toch om, doe dat dan in één nacht.
• Begin met een zone waar u kunt leren. Wat daar sneller of trager gaat dan gedacht, verwerkt u in de planning van de volgende.
• Reken per zone ook de tijd mee om voorraad uit te ruimen en terug te zetten.

Stap 3: is het ontwerp technisch helemaal uitgewerkt?

Dit is de stap die het meeste bepaalt en het minst zichtbaar is. Elke vraag die op locatie nog moet worden opgelost, kost tijd in uw winkel. Daarom laat u het ontwerp vóór de eerste werkdag volledig uitwerken tot productietekeningen.

Denk aan maatvoering, draagvermogen, bevestiging en de aansluiting op bestaande wanden en vloeren. Bij een ouder pand meten wij een wand eerst op, in plaats van uit te gaan van een standaardaanname. En wij werken met vaste toleranties per onderdeel, zodat een muur die net niet haaks staat tijdens de montage kan worden opgevangen.

Stap 4: staat alles klaar voordat de eerste zone dichtgaat?

Laat productie afronden voordat er iets in de winkel gebeurt. Bij ons gebeurt dat in de eigen werkplaats in Apeldoorn. Elk onderdeel wordt daar gecontroleerd op maatvoering en afwerking voordat het de deur uitgaat. Bij complex maatwerk maken wij eerst een proefopstelling. Een fout herstelt u liever in de werkplaats dan om twee uur ’s nachts in uw winkel.

Daarna komt de levering. Op een lopende verbouwing is ruimte schaars. Onderdelen die te vroeg komen, staan in de weg. Onderdelen die te laat komen, laten een montageteam wachten. Wij slaan onderdelen intern op en leveren ze per zone op het moment dat de monteurs ze nodig hebben. Lees meer over logistiek en opslag tijdens een project.

Stap 5: wanneer wordt er gemonteerd?

Montage gebeurt per zone of buiten openingstijden, afgestemd op hoe uw winkel draait. Is bevoorrading alleen ’s ochtends vroeg mogelijk, dan plannen wij de levering daarop.

Bij grotere klussen werken soms meerdere teams tegelijk aan verschillende delen van dezelfde ruimte. Dat gaat alleen goed als de onderlinge planning klopt en teams elkaar niet in de weg lopen. Daarom werken wij met eigen montageteams. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u bij interieurbouw en montage.

Spreek vooraf af wat er elke ochtend klaar moet zijn: vloer schoon, looproute vrij, afscherming dicht en de verkochte zones gevuld. Dan merkt de klant zo min mogelijk van de bouw.

Stap 6: wie houdt de regie?

Bij een verbouwing lopen veel partijen door elkaar: ontwerper, leveranciers, installateurs, monteurs en uw eigen team. Als iedereen langs elkaar heen werkt, schuift de planning en dat merkt u direct in de winkel.

Leg de regie daarom bij één persoon. Bij Vika is dat een vaste projectmanager, die planning, budget en kwaliteit bewaakt. Heeft de elektricien een week extra nodig, dan zet de projectmanager de volgorde om en informeert hij alle betrokkenen. U hoeft dat niet zelf door te geven. Lees hoe wij projectmanagement bij een verbouwing aanpakken.

Spreek ook een vast overlegritme af. Afhankelijk van de omvang is dat een wekelijkse of tweewekelijkse update. Risico’s zoals levertijden, toegang tot het pand of werk van andere partijen komen dan op tijd op tafel.

Hoe snel kan een ombouw gaan?

Sneller dan veel retailers denken, mits de voorbereiding klopt. Voor GAMMA bouwden wij per vestiging de complete verfafdeling binnen 24 uur om. Dat lukte door een strakke logistieke planning en een team dat op locatie precies wist wat het moest doen. Lees het hele verhaal in het project GAMMA: een verfafdeling ombouwen binnen 24 uur.

Het principe geldt ook voor een zelfstandige winkel. Hoe meer werk vóór de verbouwing gebeurt, hoe korter de tijd op de winkelvloer.

Wat regelt u zelf?

Een goede partner neemt veel uit handen, maar een paar dingen liggen bij u:

• Uw team. Wie werkt er tijdens de verbouwing, en wie helpt met uitruimen en vullen?
• Uw klanten. Vertel wat er gebeurt en wanneer. Een bord bij de entree en een bericht op uw website en social media voorkomen verbazing.
• Uw voorraad. Waar staat de voorraad van een zone die even dicht is?
• Uw systemen. Kassa, pin, internet en elektronische prijskaarten moeten na elke nacht weer werken.
• Uw pand. Huurt u, vraag dan vooraf toestemming aan de verhuurder voor de werkzaamheden.

Waar begint u?

Met een plattegrond en een lijst van wat u wilt veranderen. Daarmee is een eerste fasering te maken en ziet u welke aanpak bij uw winkel past. Wilt u dat wij het complete traject verzorgen, van ontwerp tot montage? Lees dan meer over uw winkel laten verbouwen bij Vika.